A realização de um planejamento eficiente pode ser uma tarefa bastante difícil para boa parte dos coachees em um processo de coaching, especialmente porque realizar um planejamento não é algo tão natural para a maioria das pessoas – não se aprende isso em casa.
Para ajudar nessa tarefa e direcionar melhor o coachee na descrição de um plano, os coaches podem fazer uso da ferramenta 5W2H.
Este artigo vai esclarecer o uso desta ferramenta, bem como a sua aplicabilidade no processo de coaching.
O que é o 5W2H?
O 5W2H é uma técnica de administração e gestão de projetos muito utilizada pela simplicidade de seu modelo, aliado ao poder de gerar clareza dentro de um planejamento.
Sua origem é das primeiras iniciativas do movimento de qualidade total do Japão, e rapidamente se espalhou pelo ocidente devido a sua aplicabilidade, especialmente em momentos de elaboração de planejamento estratégico.
O seu nome na verdade é uma abreviação de 7 termos do inglês que geram reflexões inteligentes sobre o andamento de qualquer projeto, estes termos são:
- What = O que
- Why = Por que
- Where = Onde
- When = Quando
- Who = Por quem
- How = Como
- How much = Quanto custa
Cada termo da ferramenta se torna uma pergunta, e adiciona uma camada extra de clareza para a execução de cada etapa do projeto, e no processo de coaching funciona exatamente da mesma forma, trazendo maior clareza para cada etapa do planejamento.
Como aplicar o 5W2H?
Apesar do nome bastante complicado, a aplicação é simples e direta, e quase autoexplicativa, mas nós vamos repassar cada pergunta do método para aprofundar melhor na sua aplicação.
What = O que será feito?
A primeira pergunta pede a definição clara da etapa do planejamento que está sendo desenhada.
Esta pergunta indica que a sequência deve ser realizada para cada etapa do projeto, construindo um planejamento bastante específico e detalhado.
Why = Por que será feito?
Esta pergunta exige um nível a mais de aprofundamento, que ajuda a trazer clareza e definir a motivação da tarefa.
Isso ajuda a repensar se a tarefa realmente tem uma motivação pertinente para o projeto, e também para o momento de sua execução, garantindo que o valor conceitual da etapa se mantenha claro.
Where = Onde será feito?
Define a localização de realização da etapa, implicando inclusive em definir se esta realização exige algum lugar específico, que pode demandar mais recursos ou planejamento.
When = Quando?
Define um prazo claro e específico para a realização da etapa, e caso exista algum motivo mais específico sobre a escolha da data, também pode ser acrescentado neste momento.
Who = Por quem será feito?
Definir quem fará a tarefa implica em assumir a completa responsabilidade pela execução, ou a necessidade de acessar outras pessoas.
How = Como será feito?
O como define como a ação da etapa acontece, e quais métodos podem ser utilizados.
How much = Quanto vai custar?
Custo da realização da etapa, pois alguns momentos do planejamento podem exigir recursos financeiros para a realização, e na aplicação de coaching, a necessidade financeira pode se tornar uma etapa anterior no planejamento.
Quais os Benefícios da aplicação do 5W2H?
Os grandes benefícios desta ferramenta de gestão de projetos 5W2H estão em gerar clareza de cada etapa do planejamento para todos os envolvidos.
Em um processo de coaching normalmente se fala de vida ou carreira do coachee, e isso ajuda bastante as pessoas no entendimento e aplicação dos conceitos de tarefa e projeto.
O projeto é constituído de uma série de tarefas organizadas para gerar um resultado, e o maior erro da maioria das pessoas em executar um projeto de vida é acreditar que um projeto deve ser tratado como uma tarefa.
Cabe ao coach neste momento ajudar o coachee a entender sobre essa distinção, inclusive questionando etapas que talvez possam parecer simples, mas ao fim das contas sejam microprojetos dentro de um projeto macro, e o que o coachee pensou que seria uma tarefa, pode acabar se dividindo em 3 tarefas, por exemplo.
Detalhar cada etapa, entender o seu funcionamento e seguir um fluxo lógico de execução, onde cada realização complementa a próxima realização é um dos grandes segredos desta técnica.
Alguns coaches podem acabar aproveitando a ferramenta 5W2H para substituir a ferramenta de Road Map no processo, pois o seu nível de detalhamento pode potencializar o planejamento do objetivo do cliente.
A ferramenta 5W2H é uma excelente maneira de garantir que todas as tarefas da execução do plano façam sentido, e pode ser aplicada em várias áreas, tanto pessoal quanto profissional, não importando a densidade ou complexidade do projeto – o objetivo é justamente de fragmentar e detalhar cada etapa.
Exemplo da aplicação de 5W2H em nichos de coaching
Como dito anteriormente, a ferramenta 5W2H pode ser aplicada tanto no âmbito pessoal, quanto no profissional. Para que o coachee tenha um bom desenvolvimento no decorrer da aplicação, é preciso lembrá-lo de que suas respostas devem ser objetivas e específicas.
Pode haver mais de uma resposta, mas ela deve ter um propósito bem definido e estar dentro do contexto do estado desejado. Veja agora alguns exemplos de situações nas quais a 5W2H pode ser usada com sucesso em uma dinâmica de coaching.
> Coaching de emagrecimento
Para deixar o exemplo mais claro, vamos supor que o objetivo do coachee seja perder 30kg em 4 meses.
What: o que será feito?
Nesse momento o cliente deve responder qual é o seu estado desejado. No nosso exemplo, ele diria que é perder 30kg no período de 4 meses.
Why: por quê será feito?
Aqui o coachee pode relatar diversas motivações para que ele se esforce para alcançar o seu objetivo. É importante que ele seja específico nos seus motivos. Caso ele seja muito genérico, o coach deve estimular que o seu cliente seja um pouco mais detalhado.
Ele poderia responder que precisa normalizar os níveis de colesterol e glicose, que deseja ter a sua autoeestima de volta e que quer mais disposição para as atividades com os filhos.
Where: onde será feito?
Ao responder essa questão, o coachee deve dizer quais são os lugares em que ele deve realizar as suas tarefas que o levarão até o estado desejado.
No exemplo, a resposta poderia ser: na própria casa, no consultório do nutricionista, no consultório médico e na academia.
When: quando será feito?
A resposta pode ser bem simples, estabelecendo um dia para dar o primeiro passo e a data em que deve alcançar o resultado esperado.
Who: quem fará?
Todas as pessoas envolvidas na missão devem ser descritas nesse passo. A resposta poderia ser: eu mesmo, médico, nutricionista, professor e cozinheiro(a).
How: como será feito?
Nessa etapa, o cliente deve resumir as fases do seu processo até alcançar o seu objetivo final.
Por exemplo:
1. Consultar médico e realizar exames;
2. Consultar nutricionista e pedir dieta;
3. Matrícula na academia e orientações do professor;
4. Contratar profissional de cozinha para fazer comida fit congelada;
E assim por diante.
Para que a sessão não fique muito longa, o coach pode propor para o seu coachee detalhar mais esse passo elaborando em casa um cronograma detalhado com dia fixo para cada tarefa.
How much: quando custará?
O coachee pode copiar as suas respostas da pergunta anterior, colocar os valores ao lado de cada etapa e depois fazer a soma para verificar se cabe no seu orçamento ou se é necessário fazer ajustes.
1. Consultar médico e realizar exames: 300,00;
2. Consultar nutricionista e pedir dieta 150,00;
3. Matrícula na academia e orientações do professor 90,00;
4. Contratar cozinheira para fazer comida fit congelada 200,00;
Você já utilizou essa ferramenta? Como foi a aplicação? Você percebeu uma boa aceitação do seu coachee em realizar um plano tão detalhado? Compartilhe suas experiências conosco.
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